餐廳老闆必須和記帳員、會計師建立穩固互信的關係。這種合作能讓餐廳賺錢、營運順暢，萬一遇到國稅局查帳也能從容應對（至少不會慌張）。保持良好溝通很重要，但實際做起來不容易。餐廳老闆工時長又不定時，很難每週抽空坐下來核對財務細節。小問題如果沒及時討論解決，可能會變成大麻煩。要維持良好合作，關鍵在理解對方的困擾。先釐清彼此面臨的挑戰，才能著手改善現況。這裡提供四個簡單方法，幫助餐廳老闆更好地支持記帳與會計團隊。
餐廳老闆可以讓會計和財務團隊工作更輕鬆的四個簡單方法：
1. 讓發送發票給會計部門變得快速又簡單。
2. 利用你的 POS 系統來記錄所有資料。
3. 不要等到月底才提交發票。
4. 把所有重要資訊集中存放在一個地方。
1. 讓發送發票給會計部門變得快速又簡單。
發票是了解餐廳賺不賺錢的關鍵，別只是堆在桌上不管！你可以用自動化發票軟體更有效率地管理，如果還沒準備好用新科技，也可以讓多人一起檢查發票。
自動化發票軟體的好處：
- 不用手動輸入就能直接把發票傳到會計系統（只要快速檢查就好）。
- 自動存數位備份，查帳或處理問題時超方便。
- 有些軟體還有手機APP，團隊一收到發票就能立刻上傳。
改變可能讓人不安——尤其是用同一套方法做事好幾年的人。但現在經營餐廳賺錢的方式，和幾十年前早就不同了。現代工具能省時間（不用再埋頭處理文件！），加上AI讓科技變得更聰明，這些工具是幫手而不是麻煩。先從小地方開始嘗試，你就會感受到差別！
2. 利用你的 POS 系統來記錄所有資料。
用你的POS系統處理所有事情—像是零用金、第三方外送訂單和禮品卡—會讓你的會計輕鬆很多。它把所有資料都集中在一個地方，並且產生清楚的交易記錄，可以輕鬆對應收據或發票。舉個例子，比如說，當你提交在7-11買牛奶的收據時，小額現金報銷會清楚地標記為「已支付」。這樣就能避免那些模糊不清的收據或幾週前的舊交易，因為沒人能解釋清楚。
如果你用的餐廳管理系統能把POS和會計軟體連在一起，那就更簡單了，因為不需要手動輸入資料。它還能幫你核對每天的信用卡和現金存款，看看跟銀行對帳單是否一致，這樣你就能更好地掌握現金流。
3. 不要等到月底才提交發票。
你知道廚房忙到爆炸的時候，如果服務生一口氣把所有訂單都送進來，而不是分開前菜和主菜出單，場面會有多混亂吧？你們的廚房團隊最討厭這種狀況對不對？其實記帳人員看到發票時也是同樣的心情啊！
就像分批出菜能讓廚房保持節奏，隨收隨發發票能讓你的記帳人員心情好，財務狀況也更清楚。與其月底前突然丟50-100張發票給他們，分批處理能讓帳務更井井有條。而且根據公司作業方式，你甚至能在月中追蹤開銷及時調整，搶在問題惡化前止血——就像發現雞蛋突然漲價時，馬上調整菜單價格，煎蛋成本就不會突然暴增到45%。
加上自動化工具更省力！用即時更新發票追蹤系統，你和記帳人員、會計師每天都能掌握營收支出。沒有突發驚嚇，一切盡在掌控中。
4. 把所有重要資訊集中存放在一個地方。
這個問題結合了前面提到的幾個挑戰，但實在太重要了需要單獨拿出來講。如果沒有一個統一可靠的資訊來源，不只你的會計人員頭痛，連你和整個團隊都會受影響。
是不是常常要反覆核對數字，因為你的Excel表格和會計師的數字總是對不上？最後大家得花時間找發票（如果發票沒搞丟的話），帳目永遠不平，數字對不起來的時候真的會讓所有人抓狂。
所以說你和會計團隊都需要有個共同作業的中央平台。最簡單的方法就是用雲端的餐廳管理系統或發票處理工具，這些系統能直接把發票照片、掃描檔或電子郵件裡的發票數位化儲存。
用AI自動抓出發票上的明細資料，就不會有人工輸入的錯誤。當然AI也不是百分百完美，所以Costflows這個系統特別結合AI加上真人覆核，這樣既能確保資料正確，又能幫大家省時間。
雖然這份清單沒辦法涵蓋所有事情，但它主要是想讓大家更清楚操作員和記帳員之間的關係，並且提供一些方法，讓他們的工作變得更開心、更有趣，也能減輕壓力。重點就是要減少雙方的工作量，而通常自動化系統會是最好的解決方式。
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